Text copied to clipboard!
Název
Text copied to clipboard!Koordinátor evidence
Popis
Text copied to clipboard!
Hledáme koordinátora evidence, který bude odpovědný za organizaci, správu a kontrolu dokumentace a záznamů v rámci každodenního provozu organizace. Tato pozice je vhodná pro pečlivého a systematického člověka, který má smysl pro detail, dokáže pracovat s informacemi důvěrného charakteru a umí zajistit, aby byly všechny záznamy přesné, aktuální a snadno dohledatelné. Koordinátor evidence hraje důležitou roli při podpoře interních týmů, zajištění souladu s interními postupy i externími požadavky a při udržování pořádku v administrativních procesech.
Na této pozici budete spolupracovat s různými odděleními, přijímat, třídit, aktualizovat a archivovat dokumenty a data v elektronické i fyzické podobě. Budete dohlížet na správnost záznamů, identifikovat nesrovnalosti a navrhovat opatření ke zlepšení procesů evidence. Součástí práce je také kontrola úplnosti dokumentace, vedení přehledů, příprava podkladů pro audit nebo interní kontrolu a komunikace s kolegy ohledně požadavků na doplnění či opravu údajů.
Úspěšný kandidát by měl mít dobré organizační schopnosti, schopnost stanovovat priority a zvládat opakující se úkoly s vysokou mírou přesnosti. Důležitá je také znalost kancelářských nástrojů, databázových systémů nebo interních evidenčních aplikací. Oceníme člověka, který je spolehlivý, diskrétní a dokáže samostatně řešit administrativní úkoly, ale zároveň efektivně spolupracovat v týmu.
Koordinátor evidence často podporuje procesy spojené s uchováváním dokumentů, správou smluv, personálních záznamů, klientských údajů, provozních formulářů nebo jiných důležitých evidencí podle zaměření organizace. Může se podílet na nastavování standardů pro ukládání dat, kontrole přístupových práv, správném označování dokumentů a dodržování retenčních pravidel. V některých případech bude také školit kolegy v oblasti správného vedení záznamů a používání interních systémů.
Nabízíme stabilní pracovní prostředí, možnost profesního rozvoje a práci, která má přímý dopad na kvalitu interních procesů a celkovou efektivitu organizace. Pokud vás baví pořádek v datech, administrativní přesnost a práce, při které je důležitá důslednost i odpovědnost, může být tato role pro vás ideální. Hledáme člověka, který bude aktivně přispívat ke zlepšování evidence, pomůže udržovat vysoký standard správy dokumentů a stane se spolehlivou oporou pro ostatní členy týmu.
Odpovědnosti
Text copied to clipboard!- Spravovat a aktualizovat elektronické i fyzické záznamy společnosti.
- Kontrolovat správnost, úplnost a aktuálnost evidovaných údajů.
- Třídit, archivovat a bezpečně ukládat dokumentaci podle interních pravidel.
- Připravovat podklady pro audity, kontroly a interní reporting.
- Komunikovat s jednotlivými odděleními ohledně doplnění nebo opravy záznamů.
- Vyhledávat dokumenty a poskytovat administrativní podporu interním uživatelům.
- Sledovat dodržování pravidel pro uchovávání a skartaci dokumentů.
- Navrhovat zlepšení procesů evidence a organizace dokumentace.
Požadavky
Text copied to clipboard!- Středoškolské vzdělání s maturitou, vyšší vzdělání výhodou.
- Praxe v administrativě, správě dokumentů nebo evidenci záznamů výhodou.
- Výborná pečlivost, systematičnost a smysl pro detail.
- Schopnost pracovat s kancelářskými aplikacemi a databázovými systémy.
- Dobré organizační schopnosti a schopnost stanovovat priority.
- Diskrétnost při práci s citlivými a důvěrnými informacemi.
- Schopnost samostatné práce i spolupráce v týmu.
- Dobré komunikační dovednosti v písemné i ústní formě.
Potenciální otázky na pohovor
Text copied to clipboard!- Jaké máte zkušenosti se správou dokumentace nebo firemních záznamů?
- S jakými evidenčními nebo databázovými systémy jste pracoval(a)?
- Jak zajišťujete přesnost a úplnost údajů při rutinní administrativní práci?
- Jak byste postupoval(a) při nalezení nesrovnalostí v dokumentaci?
- Máte zkušenosti s archivací, skartací nebo retenčními pravidly?
- Jak zvládáte práci s důvěrnými informacemi?
- Jak si organizujete práci při větším množství opakujících se úkolů?
- Proč vás zaujala pozice koordinátora evidence?
